5 trins tjekliste til at skabe den perfekte firma event plan

 

Firma events skaber en god mulighed til at fremvise virksomhedens resultater og skaber samtidigt et stærkere bånd blandt medarbejdere og kunder. Mulighederne spænder fra et flot og dekorativt firma galla event til et afslappet firma event. I forbindelse med planlægningen af firma eventet, burde du overveje faktorer som aktiviteter, temaer, kampagner, mad og underholdning. Medarbejdere, investorer, kunder og endda potentielle kunder kan deltage i disse events, så det er vigtigt, at din virksomhed bliver præsenteret på den bedst mulige måde. Dette kan virke som en skræmmende stor opgave. Men hvis du organiserer det ordentligt og følger denne firma event tjekliste kan du sikre dig, at du får afholdt et vellykket arrangement.

 

Trin 1: Planlægning og research

  • Udmål et budget (tal med din økonomiske afdeling hvis du vurderer at dette er nødvendigt)
  • Påbegynd brainstorming af event type (for medarbejdere, kunder, investorer, etc.)
  • Bestem målet for din begivenhed (skal dit firmaevent styrke din virksomhedskultur, opbygge relationer, øge salget eller produktiviteten osv.)
  • Vælg dato, sted og tid. Hav gerne et par alternative datoer klar, så du ikke nødvendigvis behøver at fravælge et sted som du er vild med
  • Bestem dig for et tema (formelt, afslappet, 80’er eller andre firma arrangement idéer)
  • Research udbydere og leverandører mht. hvor dit arrangement skal afholdes (samt mad, dekorationer og evt. festgaver/promoveringsmateriale)
  • Research hovedtalere (keynote speakers)
  • Research professionelle firma event underholdningsvirksomheder (nogle virksomheder booker både et band og en DJ, hvis det er et arrangement der spænder over flere dage)
  • Hvis du bestiller et band, så prøv at tale med andre der har hyret dem, for at sikre at de er professionelle og pålidelige. Sørg ligeledes for, at de har erfaring med firma events. Forskellen på god underholdning og fantastisk underholdning vil have stor indflydelse på stemningen.

OBS: Nogle underholdningsvirksomheder tilbyder bands af lavere kvalitet, der giver dem en større avance. Nogle gange gør de dette, selvom de stadigvæk hævder at de har den bedste underholdning i området. Hvis de eksempelvis ikke har en live video af bandets optrædener, eller at du ikke har mulighed for at se en live optræden inden du booker artisten, så anbefaler vi at du søger videre til du finder netop den udbyder der opfylder disse kriterier.

 

Trin 2: Begynd booking og promovering

  • Book stedet (fest-/selskabslokalet) på den valgte dato
  • Beslut dig for et eller flere temaer
  • Bestil dekorationer
  • Bestil din underholdning (hovedtalere og live bands er de mest populære for firmaarrangementer)
  • Bestil fotograf og/eller kameramand til at dokumentere dit arrangement
  • Send en “hold datoen åben” besked ud til dem du vil invitere (hæng det op på kontoret/arbejdspladsen, send en “hold datoen åben” mail, postkort, indlæg på din hjemmeside etc.)
  • Gennemgå tilbud fra udbydere og leverandører
  • Find hoteller i området, hvor dit event skal afholdes, som har kapacitet til alle dine gæster. Igangsæt evt. en forhandling med hotellet – nogle gange kan man få store rabatter på værelser
  • Bestil dine invitationer og “svar udbedes senest” kort (RSVP kort), som skal printes eller trykkes
  • Hvis du har planer om at lave et program eller nyhedsbrev til dit arrangement, så hyr evt en eller tildel opgaven til en som kan gå igang med det samme.
  • Bestil eller lej det nødvendige udstyr (kamera, højtalere, etc.). Stederne har dog ofte nogle af disse faciliteter til rådighed.

 

Trin 3: Invitationer og bekræftelser

  • Send dine invitationer og tilskynd folk til at svare (RSVP) inden en bestemt dato
  • Bekræft dit hotel, mødested, underholdning og mad
  • Hvis dit mødested er udendørs, så sørg for at have en back-up plan, hvis vejret skulle blive dårligt
  • Lad gæsterne vide, hvis relevant, information ang. transportforhold fra hotellet til eventstedet
  • Bekræft personale og/eller frivilliges arbejdsgang/fordeling samt ansvar
  • Hvis det er muligt, besøg stedet for at sikre opsætningen (borde, sceneopsætning, mad osv.) er efter dine ønsker.
  • Fastlæg nødvendige sikkerhedsbehov (brandsikring, bevillinger etc.)

 

Trin 4: Dagen for eventet

  • Sørg for at alle medarbejdere møder i god tid, for at sikre at alle er indforstået med hvad der skal ske
  • Gennemgå programmet for dit arrangement
  • Få feedback. Lyt til hvad folk kan lide og ikke lide. På denne måde kan du gøre dit næste arrangement endnu bedre.
  • Tilskynd dine gæster til at være aktive på de sociale medier. Dette vil bidrage til at fremme din virksomhed

 

Trin 5: Efter eventet er afholdt

  • Sammensæt en video eller en artikel til at sætte på din hjemmeside. Fremhæv alt hvad der gik godt til arrangementet.
  • Indsæt billeder af dit arrangement i næste udgave af din virksomheds nyhedsbrev
  • Send takkekort
  • Skriv en rapport om, hvad der gik godt og hvad der gik galt, så du ikke laver de samme fejl næste gang
  • Gem alle budget- og leverandøroplysninger, så du kan bruge dem som reference
  • Gem alle produkter, der kan blive genbrugt til dit næste event (feks. service, dekorationer etc.)

Selvom opgavernes kronologi kan variere afhængig af omfanget af dit arrangement, er det vigtigt at følge de grundlæggende trin ovenfor for at kunne afholde et struktureret, professionelt og succesfuldt event.

Planlægning af et firma event behøver ikke nødvendigvis at være stressende. Begynd at planlæg tidligt og vær grundig i dit research. Du vil hurtigt få opbygget et godt netværk af professionelle sælgere og underholdningsvirksomheder tidigt i din research proces,  som vil lette din planlægning fremadrettet.

Planlægning af et vellykket firma event vil ikke kun have den effekt at du og din virksomhed fremstår godt, men vil ligeledes også gavne dine medarbejdere, kunder og din virksomheds branche i helhed.

Husk, middelmådige begivenheder er hurtigt glemt, men fantastiske begivenheder er længe husket.