7 tips der gør jeres event til årets begivenhed

Gør dit event unikt med vores bedste tips!

Tricket er at få ALLE gæster til at føle sig udvalgt, set og påskønnet.
Netop! Altså som i: ”du er vores VIP, og denne dag ville ikke blive det samme uden netop dig”. Hvorfor? Fundamental psykologi. Hvem vil ikke være særlig, speciel og afholdt?

Personlige invitationer, unikke bordkort og grundig forberedelse er nogle af vores tips til at skabe den unikke oplevelse, som gæsterne husker og taler om. Mange af ideerne kan anvendes uanset anledning: Altså både til din private fødselsdag,
et bryllup eller en konfirmation.

Disse tips hjælper jer også med at planlægge en succesfuld firma-event som fx en jubilæums-reception, et pressemøde eller en mindre konference.

Tips og tricks til en succesfuld event eller fest er leveret af Helle Bay, der er ejer og kreativt ansvarlig for et af Københavns mest unikke og fleksible venues, nemlig blank venue & pop-up. Her afholdes en række events og fester så som konfirmationer, fødselsdagsmiddage, pressemøder, influencer-events, kundeseminarer, jubilæumsreceptioner og meget mere. 

Unik invitation

De fleste invitationer bliver sendt elektronisk. Det er der mange fordele ved, men hvis du vil skille dig ud fra mængden, så send en unik og personlig invitation med posten eller med bud.

Vil du give den ekstra gas, så kan du tilføre ekstra finesse:

Få en trænet kalligrafør (én der kan kalligrafere) til at skrive gæstens navn på fortrykte invitationer med smukt svungne bogstaver.
For ekstra eksklusivt udtryk kan afsender kalligraferes på konvolutten, der lukkes med et flot segl og monogram eller logo.
I kan også selv designe jeres egne unikke invitationer fx i samarbejde med MUI Cph eller Woodhazel.

Send invitationen sammen med en lille gave eller gimmick: En buket/æske med blomster, chokolade, glitrende konfetti, eller en anden lille ting, der forventes at matche gæstens smag og favorit-smag/farve/blomst. Tænk i, hvordan gaven kan understøtte eventets tema/budskab.

Især ved private events, så er det et hit at sende håndlavede invitationer, der viser, hvor meget tid (= kærlighed), der er lagt i forberedelserne. Ideer kan du finde bl.a. hos Panduro og Søstrene Grene.

Varm og personlig velkomst

Aftal, hvem der tager imod gæsterne. Hvis muligt så sørg for, at der er mindst én, der kender alle de inviterede. Så er der ingen, der kommer til at stå at flagre og føle sig udenfor, mens alle andre bliver budt hjerteligt velkommen.

Er der nogen ”nye” gæster, kan det være en idé, at værterne er forberedt – et par fotos fra Facebook kan gøre hele forskellen: ”Dejligt at du kunne komme, du er Cecilie fra Virksom, ikke sandt?”.

Det kan være en god idé, at værterne har en form for uniform eller skilt, der gør dem nemme at identificere.

Fortæl gæsterne, hvor de kan hænge deres tøj, hvor toiletterne er og hvor de skal gå hen. Er der mulighed for det, så sæt gerne snakken i gang ved at præsentere gæsterne for andre gæster. Stil gerne spørgsmål for at initiere samtaler. Byd på et glas og/eller noget at spise. Spørg ind til deres præferencer.

Lad gæsterne udfolde sig kreativt

”Co-creation” er en effektiv metode til at engagere gæsterne. Hvem vil ikke gerne være med i legen i stedet for at være passiv tilskuer? Hvad kan I finde på, der kan passe til jeres netop jeres event eller fest? Her er et par eksempler, der kan få de små grå i gang med at idéudvikle:

  • Lav et lille gør det selv-projekt til at tage med hjem – kagedekoration, et hårspænde, snaps med urter, en sæbe, personlig parfume eller…? Tag udgangspunkt i jeres tema og ikke mindst gæsterne, for at få en god idé, der vækker glæde.
  • Er det en privat fest, kan det være en sjov ide, at gæsterne er med til at lave underholdende indslag, et kunstværk eller en mindevæg.
  • Skal I planlægge et internt firma-event kan et fælles kunstværk eller en sang, der skaber fællesskabsfølelse være en strålende idé. Få en kunstner/ tekstforfatter eller en anden passende profil til at være facilitator.
  • Hvis gæsterne er jeres kunder, pressefolk eller influencers, så kan man overveje at inddrage gæsterne i en form for workshop. Spørg fx til deres input og feed-back til nye produkter, iagttagelser, designs og lign.

Server mad og drikke, som gæsterne vil elske

Det er en rigtig god idé at spørge til præferencer og allergier inden eventen. På den måde er I sikre på, at der er noget alle kan spise og drikke.

Flere og flere har særlige regimer, de følger m.h.t. diæt, og hvis I tager hånd om det med lækre anretninger, jo mere føler disse gæster sig set og værdsat. Mange vegetarer oplever, at de alternativer, de serveres ved fester og events ikke bare er kødfrie men også uden smag!

Maden behøver ikke at være dyr og lavet af byens bedste kok for at få gæsterne til at føle sig udvalgte og kræset om. Gør jer umage med stylingen af maden og overrask med ting, de fleste ikke har smagt før. Det kan fx være eksotisk mad fra lande som Korea eller Peru. Eller måske en menu baseret på helt lokale råvarer fra en bondemand I kender. Anything with a story. I kan også overraske med drikkevarerne. Hvad med glitter vin fra Aviva eller Sparkling Tea?

Tag begrebet bordkort til helt nye højder

Der er bordkort og så er der bordkort… Her er et par kreative ideer til navneskilte, der faktisk pynter på bordet. Lad dig altid guide af borddækningen og det bærende tema for jeres event/fest, når det gælder det endelige valg:

  • Hvorfor ikke lave bordkortet om til en svævende heliumballon? Lad de navneprydede balloner stå tøjret til en ballonvægt på bordet ved kuverten eller bind den til stolen. Fås fx hos Bows & Balloons i København.
  • Et smukt udstanset navneskilt i akryl eller træ (fås fx hos Creative Wood) pynter på bordet og  mange gæster vil tage dem med hjem som et minde.
  • Hos byRavn, kan man få lavet bordkort i læder med præget navn, der bagefter kan anvendes som en flot nøglering.
  • Maja fra bemy.dk kan sætte gæsternes navne på næsten hvad som helst. Fx på smukke satinbånd, der kan bruges til en lille kuvertgave eller som bordkort.
  • Kagedronningen Annemette Voss udviklede i samarbejde med firmaet Creative Wood en ide med en rund plade af akryl, der fungerede som både dækketallerken og bordkort. Navnene på gæsterne til hendes 35 års fødselsdag stod præget i pladen. Bagsiden blev malet i nuancer af pink og koral, der matchede blomsterne på bordet. En idé, der er lige til at kopiere.
  • Hos Luxit.dk har vi fundet fine flaske-formede kort med guldkvast, der er perfekte til bachelorette-party eller bryllup.
  • Få en dygtig konditor til at lave en kage til hver af jeres gæster, der er smukt hånddekoreret med gæstens navn i glasur. Daniela fra Les Petites Pasteleria er en usædvanlig dygtig kagebager, der kan levere sådanne unikke ”bordkort”.

Giv en lille gave

I angelsaksiske lande er der en tradition for, at der ligger en lille gave ved hver kuvert til bryllupper og andre højtideligheder. Ofte er det blot en lille æske med små chokolader eller myntepastiller. Men også her er der mulighed for at gør gaven mere personlig: Du kan dekorere den med et smukt kalligraferet navn på et lille kort eller med et smukt silkebånd med gæstens navn. En lille håndskreven hilsen vækker også glæde.

Prøv at google ”wedding favours” for mere inspiration.

Et af de mere kreative bud på en lille gave til gæsterne er et hang-over kit, som bl.a. kan indeholde ansigtsmaske, vand, tyggegummi og hovedpinetabletter.

Er der tale om en firma-event, er der ofte en forventning om at gæsterne får en goodiebag. Også den kan forsynes med et flot navneskilt eller en personlig hilsen. Hvis det er muligt så giv meget gerne modtagerne mulighed for at vælge noget af indholdet i henhold til deres individuelle behov og præferencer.

Følg op på eventet med en ”Tak”

Mange sender et takkekort efter et bryllup eller en konfirmation. Ligesom med invitationen er der mange muligheder for at benytte lejligheden til at gøre jeres tak mere personlig og unik.

Vær konkret, når du takker en person. Har vedkommende bidraget med noget specifikt eller gjort noget særligt, som du kan takke for? Til et bryllup eller en konfirmation er der selvfølgelig en gave at takke for. Men måske holdt gæsten en tale, der kan refereres til, hjulpet til med forberedelser eller andet, du kan udtrykke en særlig tak for.

Det kan også være en god ide at sende en lille tak til gæsterne ved et firma-event. Lad den person i virksomheden, der har den tætteste relation til gæsten være afsender på jeres hilsen.

Det er en god ide at sørge for, at der bliver taget billeder af alle gæster til jeres fest/event. Gå billederne igennem og send det/de bedste til gæsten sammen med jeres takke-hilsen. Måske har I et hashtag, I gerne vil have, at gæsterne anvender, hvis de deler billeder fra begivenheden som kan tilføjes?

My Selfie er en af flere udbydere af ”selfie-kameraer” som sikrer uforglemmelige minder fra netop jeres eventyrlige fest eller event.